Quieras o no, como profesional independiente o profesional emprendedor que quiere el crecimiento de su negocio, muchas veces pasa que necesitas contactarte con personas que no conoces, que son muy importantes o que tienes en la mira como posibles futuros clientes. Y a veces pasa que las personas que estás buscando son las tres cosas a la vez. La manera más simple y rápida de ubicarlos es mediante correos electrónicos, claro, pero una vez que abres tu outlook o gmail y comienzas a escribir te asaltan las dudas. ¿Cómo te diriges a ellos, con «tú» o con «usted»? ¿Estarás diciendo demasiadas veces «por favor»? ¿Poner «Estimado» al principio del mail no será demasiado?

En esos momentos te das cuenta que una tarea tan sencilla como escribir un mail puede ser súper compleja. Por eso hoy día quiero brindarte una serie de ideas que pueden ayudarte muchísimo a la hora de redactar emails a personas importantes que tienen influencia y autoridad en tu sector, ¡para lograr que te respondan!…;)

Es más fácil empezar con los «Dont’s» (NO HAGAS) que con los «Do’s» (HAZ). Por eso mi primera recomendación va a ser que evites escribir mails muy largos. Las personas que buscas contactar están constantemente ocupadas con asuntos súper importantes, y no van a tener tiempo de leer larguísimos textos; más si provienen de un remitente desconocido. Mantén tus mails breves, elocuentes y claros: de esta manera tendrás más posibilidades de mantenerte fuera de la carpeta de SPAM o de la papelera.

Mi segunda recomendación es que no centres tu mail en pedidos, pedidos y pedidos. Vas a resultar demandante e incómodo, y la primera reacción de la persona importante que estás tratando de contactar va a ser borrar tu mensaje. Siempre es mejor concentrarte en qué puedes ofrecer tú que pueda ser valorado por tu interlocutor, antes que terminar rogando de más en tu mail.

De nada servirá contactar a las personas al azar: debes saber bien a quién te conviene dirigirte para lograr tus objetivos. Si lo que buscas es ampliar tu cartera de clientes, busca directores y gerentes de compañías que puedan requerir de tus servicios. Por eso, uno de los mejores trucos para captar la atención del receptor de tu mensaje es concentrarte en temas que le puedan ser de su interés. Ejemplo extremo: si la persona que queremos contactar es el director de una empresa de telecomunicaciones, no tiene sentido enviarle recetas de cocina. En cambio, si quieres que una compañía contrate las soluciones que tú ofreces para manejar la atención al cliente de manera más efectiva, puedes enviar a la persona indicada (directores o gerentes de call center, de experiencia del cliente, marketing o ventas) algo como esto: «Hemos estado testeando un nuevo método de relevamiento de Big Data para Centros de Atención al Cliente en grandes empresas como tal y cual (aquí poner los nombres que correspondan) y estuvo dando resultados extraordinarios: en promedio, las ventas de estas compañías se han incrementado en un 20%. Si quieres que te enviemos el informe completo por favor responde a este mail, y te lo mandaremos a la brevedad». Simple, sencillo, atractivo, ¡y efectivo! Primero, el hecho de no brindar toda la información en un primer contacto ayuda a dejar intrigado a tu interlocutor. Segundo, hablar de «testeando» en lugar de «implementando» o peor aún «vendiendo» difumina por un momento tus intenciones de que el receptor del mensaje adquiera tus servicios. Tercero, logras que sea él el que esté interesado en ti.

Y bueno lo del «tú» o «Ud» depende de tu cultura, por ejemplo en Colombia usan mucho el «Usted», pero personalmente, si va bien en la tuya, prefiere usar el «tú». Te pone al mismo nivel que tu interlocutor por más importante que sea, y después de todo, tú puedes ayudarle a él con tus productos o servicios, ¿no? :D)

Otra técnica es mencionar fuentes de autoridad. Si tú dices que lo que tienes para comunicar está aprobado por alguna prestigiosa Universidad, o por el CEO de otra empresa exitosa, o tiene algún otro aval de gran reconocimiento, no dejes de decirlo. Las personas importantes se sienten muy influenciadas por otras personas o entidades importantes. De hecho recuerdo cuando escribía mi libro «Redes Sociales para Emprendedores» en que participaron una veintena de líderes de la web; cada vez que obtenía un nuevo sí a la participación de un influyente se lo comentaba a la persona que auún no me respondía. Obviamente esto me sirvió para conseguir un montón de «sí»;) Y tú también utiliza esto a tu favor.

Otra cosa que puedes hacer para que tu mail obtenga la atención que merece es evitar recargarlo con recursos multimedia, imágenes pesadas u otros elementos que lo hagan «lento». Cuanto más simple, más chances de que sea leído y tomado en cuenta.

Finalmente, y no menos importante, ¡presta mucha atención a la ortografía, a la sintaxis y a la coherencia de tu texto! Nada denota menos profesionalismo e idoneidad que escribir con errores.

A veces intimida tener que escribir a personas tan importantes, tan ocupadas y con puestos jerárquicos tan altos. Pero siempre llega el momento de hacerlo, especialmente si queremos hacer crecer nuestros negocios y necesitamos dar un salto cualitativo en nuestra cartera de clientes. ¡Que no te gane el miedo! Pon a prueba estas técnicas que te sugiero aquí y anímate a seguir desarrollando tu negocio acercándote a los mejores de la mejor manera;)