Una reunión de trabajo no es un encuentro casual, no es una charla con unos amigos en un café o en un bar. Por más amigable que seas con tus clientes (como yo lo soy con los míos) Es una situación de comunicación formal y estructurada. ¿Esto qué significa? Significa básicamente tres cosas:
A) Que se hace con un fin o propósito, al cual las personas tienen que ceñirse lo más posible;
B) Que se debe utilizar un lenguaje adecuado, tanto a la situación como a la categoría o jerarquía de las personas que participan;
C) Que tiene una duración limitada: en teoría, una vez que se hayan cumplido los fines, debería culminar.
Ahora bien, no siempre las reuniones terminan como uno las planeó. Pudieran salirse por la tangente, como quizás te haya podido suceder en alguna otra situación, cuando querías hablar algo importante y, por diversas razones, te pusiste nervioso, las palabras no te salían y el asunto se torció.
En fin, para que esto no te suceda en una reunión, todo te funcione como debe ser y tus clientes salgan contentos, te daré algunas recomendaciones, que los consultores expertos utilizamos para hacer que nuestras reuniones sean productivas.
Establece acuerdos previos con los clientes
La única manera que alguien tiene de saber si lo que se va a decir en una reunión le interesa, es sabiéndolo de antemano. Parece una afirmación tan evidente que podría pasar por tonta; pero, no lo es. Para aprovechar al máximo la reunión, es bueno compartir de antemano el objetivo de la misma con el cliente.
Piensa qué sucedería si fuera al contrario, si fuera a ti a quién invitaran a una reunión. ¿No te gustaría saber de qué se trata, con qué objeto? ¿Y si solo te responden: “para tratar un asunto de su interés”? Quizás diría: “como no sé de qué se trata, no sé si me interesa”.
Ahora, cuando le das al cliente la oportunidad de llegar a un acuerdo con respecto a lo que se va a desarrollar durante la reunión, también le das la oportunidad de decir si no está de acuerdo contigo en algo o si quiere que se abarquen otros temas. Entonces, tendrás el tiempo suficiente para prepararlo y para incluir también lo que tú pensabas.
Esto tiene una importancia clave, por dos razones: primero, porque permite alinear tus objetivos con los de tus clientes, haciendo ver que tienen cosas en común; pero lo más fundamental es esto: el cliente se sentirá tomado en cuenta por ti, pensará que eres una persona que considera el punto de vista del otro y que no estás interesado solo en su dinero.
La importancia de la agenda
Si deseas que las reuniones con tus clientes sean productivas, haz una agenda. Una agenda de reunión es ni más ni menos que un plan de los aspectos que se desea cubrir durante la reunión, para que esta sea del máximo provecho. Haz tu agenda, determina los puntos. Lo que dirás al inicio y al final. Incluso las pausas para el café.
Hacer una agenda parecer algo también elemental, hasta cierto punto; pero muchos lo olvidan. Y en la misma medida que olvidan la agenda, olvidan seguirla, olvidan lo que tenían que decir y aumentan las posibilidades de que se pierda de vista el objetivo de la reunión, trayendo la peor consecuencia que puede haber para ti: que tus clientes sientan que hablar contigo es una pérdida de tiempo, o lo que es lo mismo decir, hacer negocios contigo es una pérdida de tiempo. Pero, no corras ese riesgo.
Otra ventaja que te da la agenda es que, al tener claro lo que se hará, tu sensación de controlar la situación aumenta y disminuyen los nervios. Los consultores que están preparados tienen reuniones productivas. Aquellos que no lo hacen, se pueden sentir perdidos en algún momento y sentirán miedo; luego, se les notará. Y un cliente no quiere tener tratos con una persona que parece que no sabe ni dónde está parado.
Puntos importantes a mencionar en algunas reuniones
Además de todos los temas que quieras tocar en el punto central de la reunión, no debes olvidar incluir ciertas cosas, que tienen que ver con la relación que mantienes con tus clientes.
Hazles saber en algunas reuniones algunos de estos puntos importantes, “como quien no quiere la cosa”:
1) ¿Qué has logrado tú como consultor o tu firma?
A las personas les gusta saber que están invirtiendo en algo sólido, que vale la pena. Si son clientes con los que mantienes una relación desde hace tiempo, hazles ver cuál ha sido el progreso en esa relación que mantienen.
2) ¿Qué proyectos estás desarrollando actualmente?
Esto les hará ver a tus clientes dónde estás ubicado y en qué piso te apoyas; y, créeme, a todo el mundo le gusta asociarse con los que van en ascenso o con los que están arriba.
3) ¿En qué trabajarás luego, cuáles son tus proyectos?
Esto les hará ver a tus clientes que tienes expectativas de mayor crecimiento. Esto es importante porque el cliente puede confirmar que continuar invirtiendo contigo tiene sentido.
Es en este punto donde les presentas la oferta que les traes, explicándoles todo lo que necesitan saber, según te lo hayan planteado con anterioridad.
Con esta agenda cubres pasado, presente y futuro. Tus clientes sabrán lo que has sido, lo que eres y serás. Te presentas ante ellos como una persona con claridad de visión.
Cosas que no debes olvidar para que la reunión sea productiva
1) Haz la agenda con anticipación y no olvides enviarla a los clientes, para que se muestren de acuerdo. Asimismo, una vez hayan hecho sus sugerencias, incorpóralas, si tienes preparada una presentación.
2) Comienza y termina a la hora fijada. El tiempo es oro. Eso ya seguramente lo sabes. No dejes que tus clientes piensen que eres una persona desorganizada e improvisada, que no cumple su palabra. A nadie le gusta tener tratos con alguien así. Además, tienes que respetar el tiempo de las demás personas.
3) Las reuniones deben tener la duración precisa; ni más ni menos. Esto debe incluir el espacio para el café y para conversación general. Recuerda que estamos tratando con personas, con seres humanos. Es importante tener un espacio ameno.
4) No finalices una reunión sin haber llegado a un acuerdo claro o un compromiso sobre los próximos pasos a seguir.
5) Lee en voz alta los textos que necesites leer en la reunión. Así no te trabarás mientras lo haces.
6) Hablar delante de las personas es un arte. Si sientes que te falta preparación, toma clases de oratoria, de teatro, de lo que sea necesario. Tu manera de hablar es parte de ti, de tu imagen y de lo que muestras a los otros.
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